patientservices:medical_training_guide

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patientservices:medical_training_guide [2025/09/09 15:54] – [Medical clinic checklist] separated checklists for readability christopher.helmoskipatientservices:medical_training_guide [2026/05/04 10:21] (current) – [Provider preferences and scope] karlee.lene
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 ===== Medical clinic addresses and hours of operation ===== ===== Medical clinic addresses and hours of operation =====
 +
 +**Note : ** Every 3rd Wednesday of the month, GF and Larimore clinics do not open until 9:30am. All staff meeting is from 8am to 9am. 
  
 __Grand Forks medical clinic__ \\ __Grand Forks medical clinic__ \\
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 ===== Provider availability and preferences ===== ===== Provider availability and preferences =====
  
-**Provider availability:**+==== Provider availability ====
  
-^ Provider         ^ Location(s)                   ^ Days                                  ^ Notes                      ^ +=== Grand Forks ===
-| Eric Lunn        | Grand Forks **and** Larimore  | GF: Mon, Tue, Thurs \\ Larimore: Wed  |                            | +
-| Lisa Bernhardt   | Grand Forks **only**          | Tues, Wed, Fri                        |                            | +
-| Gail Halversion  | Grand Forks **only**          | Tue, Thu                              |                            | +
-| Chris Harsell    | Grand Forks **only**          | Mon, Wed, every 3rd Fri               |                            | +
-| David Sundberg   | Grand Forks **only**          | All except Tue                        | Does not work on Tuesdays  | +
-| Alicia Mack      | Grand Forks **only**          | Only Tuesdays                         |                            | +
-| Kristen Young    | Larimore **only**             | Mon - Thu                             |                            |+
  
-**Teams visits:**+^ Provider            ^ Schedule                                                                                   ^ Notes                                                    ^ 
 +| **Eric Lunn**       | • Monday 8:00 AM – 4:00 PM \\ • Tuesday 1:00 PM – 5:00 PM \\ • Thursday 8:00 AM – 1:00 PM  |                                                          | 
 +| **Lisa Bernhardt**  | • Tuesday \\ • Wednesday \\ • Friday                                                       |                                                          | 
 +| **Gail Halverson**  | • Tuesday \\ • Thursday                                                                    | **Birth control visits must be 60‑minute appointments**  | 
 +| **Chris Harsell**   | • Monday \\ • Wednesday \\ • Every 3rd Friday                                              |                                                          | 
 +| **David Sundberg**  | • Monday 8:00 AM – 12:00 PM \\ • Wednesday–Friday 8:00 AM – 5:00 PM                        | **Does not work Tuesdays**                               | 
 +| **Alicia Mack**     | • Tuesday only                                                                             | **Last day is on 5/18/26**                                  | 
 +| **Kristen Young**   | • Last Friday of every month, 8:00 AM – 12:00 PM                                           |                                                          |
  
-  * Only **2 visits** allowed in the **AM**. +=== Larimore ===
-  * Only **2 visits** allowed in the **PM**. +
-  * Additional visits require **nursing staff approval**.+
  
-**Provider preferences:**+^ Provider ^ Schedule ^ 
 +| **Eric Lunn** | • Wednesday 8:00 AM – 12:00 PM | 
 +| **Kristen Young** | • Monday 1:00 PM – 5:00 PM \\ • Tuesday 8:00 AM – 5:00 PM \\ • Wednesday 1:00 PM – 5:00 PM \\ • Thursday 8:00 AM – 5:00 PM |
  
-^ Provider        ^ Title                              ^ Patient age range                  ^ Special services / Notes                                                                     ^ +==== Teams visits (Telehealth) ==== 
-| Eric Lunn       | Pediatrician                       | Newborn - 21 years                 | Sports physicals                                                                             | + 
-| Lisa Bernhardt  | Adult Gero Nurse Practitioner      | 13 years and older                 | Medication Assisted Treatment (MAT)                                                          | +<WRAP info> 
-| Gail Halverson  | Women's Health Nurse Practitioner  | Varies                             | Well-woman exams, family planning, STI checks (all genders), Nexplanon removals, acute care  | +  * Maximum **2 visits** in the **AM** 
-| Chris Harsell   | Adult Nurse Practitioner           | 13 years and older                 | MAT, DOT physicals \\ **NO** joint injections or OB care                                     | +  * Maximum **2 visits** in the **PM** 
-| David Sundberg  | Family Nurse Practitioner          | 18+ primary care; 1-18 acute only  | MAT \\ **NO** joint injections or OB care                                                    | +  * Additional visits require **nursing staff approval** 
-| Alicia Mack     | Family Nurse Practitioner          | All ages                           | Well-child care, sports physicals, DOT physicals, MAT \\ **NO** joint injections or OB care  | +</WRAP> 
-| Kristen Young   | Family Nurse Practitioner          | All ages                           | Well-child care, sports physicals, MAT \\ **NO** joint injections or OB care                 |+ 
 +==== Provider preferences and scope ==== 
 + 
 +^ Provider            ^ Title                              ^ Care coordination nurse  ^ Patient age range                  ^ Services / Restrictions                                                                      ^ 
 +| **Eric Lunn**       | Pediatrician                       | Tiffany Dillon           | Newborn – 21 years                 | Sports physicals                                                                             | 
 +| **Lisa Bernhardt**  | Adult‑Gero Nurse Practitioner      | Lynette Juve             | 13 years and older                 | Medication Assisted Treatment (MAT)                                                          | 
 +| **Gail Halverson**  | Women's Health Nurse Practitioner  | Brianna Rocksvold        | Varies                             | Well‑woman exams, family planning, STI checks (all genders), Nexplanon removals, acute care  | 
 +| **Chris Harsell**   | Adult Nurse Practitioner           | Lynette Juve             | 13 years and older                 | MAT, DOT physicals \\ **NO joint injections or OB care**                                     | 
 +| **David Sundberg**  | Family Nurse Practitioner          | John Melin               | 18+ primary care; 1–18 acute only  | MAT \\ **NO joint injections or OB care**                                                    | 
 +| **Alicia Mack**     | Family Nurse Practitioner          | -                        | All ages                           | Well‑child care, sports physicals, DOT physicals, MAT \\ **NO joint injections or OB care**  | 
 +| **Kristen Young**   | Family Nurse Practitioner          | Haley Gajeski            | All ages                | Well‑child care, sports physicals, MAT \\ **NO joint injections or OB care**                 |
  
 ===== Medical appointment types ===== ===== Medical appointment types =====
  
-^ Appointment Type              ^ Duration                          ^ Purpose / Use                                                         ^ Follow-Up / Notes                                                                                         ^ +^ Appointment Type ^ Duration ^ Purpose / Use ^ Follow‑Up / Notes ^ 
-| Establish New Patient         | 60 min                            | For patients establishing care, especially for medication management  | Assign PCP if continuing care; prior records required                                                     | +| **Establish New Patient** | 60 min | Establishing care; medication management | Assign PCP if continuing care; prior records required | 
-| MAT Intake                    | Varies                            | For new patients starting MAT                                         | Schedule with Chris or Kristen; follow-up every 28–30 days; labs after check-in; avoid Dr. Lunn and Gail  | +| **MAT Intake** | Varies | New patients starting MAT | Schedule with Chris or Kristen; follow‑up every 28–30 days; labs after check‑in; avoid Dr. Lunn and Gail | 
-| Follow-Up                     | 30 min                            | For returning patients                                                | Typically requested by provider                                                                           | +| **Follow‑Up** | 30 min | Returning patients | Typically requested by provider | 
-| Office Visit                  | 30 min                            | For acute issues or new concerns                                      | For patients not previously seen at Spectra                                                               | +| **Office Visit** | 30 min | Acute issues or new concerns | For patients not previously seen at Spectra | 
-| Physicals                     | 30 min                            | Routine physicals                                                     | Add type in notes: sports, DOT, yearly, women’s                                                           | +| **Physicals** | 30 min | Routine physicals | Specify type in notes: sports, DOT, yearly, women’s | 
-| Post-Hospital / ER Follow-Up  | 30 min                            | For established patients post-discharge                               | Schedule within 7 days; PCP only; Charge Nurse approval if new                                            | +| **Post‑Hospital / ER Follow‑Up** | 30 min | Post‑discharge, established patients | Schedule within 7 days; PCP only; Charge Nurse approval if new | 
-| New American                  | 60 min (provider), 30 min (labs)  | For refugee patients referred by Global Friends                       | Use “New American” type for 30-day follow-up; regular follow-up after that                                |+| **New American** | 60 min (provider) \\\\ 30 min (labs) | Refugee patients (Global Friends referral) | Use “New American” type for 30‑day follow‑up; standard follow‑ups after |
 ===== Nurse visits ===== ===== Nurse visits =====
  
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   * When flu season approaches, all employees are required to receive vaccines. This will be scheduled __DIFFERENTLY__ – as a nurse visit and appointment notes would say “**Employee Vaccine**”   * When flu season approaches, all employees are required to receive vaccines. This will be scheduled __DIFFERENTLY__ – as a nurse visit and appointment notes would say “**Employee Vaccine**”
  
-===== Scheduling WSI Visits ===== 
- 
-See also: [[how_to_create_wsi|How to create WSI]] 
  
-  - Schedule to visit as an //Office Visit//. 
-  - Be sure to add a new guarantor to the visit registration and attach it by selecting **+ Add New Guarantor**. 
-  - Add Date of Injury. \\ {{.:pasted:20250601-212111.png?600}} \\ {{.:pasted:20250601-212119.png?500}} 
  
 ===== Phone etiquette ===== ===== Phone etiquette =====
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 ===== Medical clinic checklists ===== ===== Medical clinic checklists =====
  
 +{{.:pasted:20250909-160444.png?100}}
 ==== Start of day checklist ==== ==== Start of day checklist ====
  
-^ Time of Day ^ Task ^ Notes ^ +^ Task                                                  ^ Notes                                                          ^ 
-| Morning | Turn on all lights, login to phone and computers | | +| Turn on all lights                                    |                                                                | 
-| Morning | Count the cash drawer | Should have $150.00 | +| Open waiting room door                                |                                                                | 
-| Morning | Check voicemails | | +| Open PSR gate                                         |                                                                | 
-| Morning | Open gate | Should be opened by 7:30am | +| Log into computer/phone                               | Turn on scanner                                                | 
-| Morning | Start confirmation calls | By 9am | +| Log into Epic and Teams                               |                                                                | 
-| Morning | Chart prep for following day | |+| Tend to provider/Teams requests                       | For example: When a provider is out, reschedule/move patients  | 
 +| Check voicemails and return patient calls             |                                                                | 
 +| Work on patient MyChart messages for your department  |                                                                | 
 +| Start on chart prep                                   |                                                                | 
 +| Confirmation calls                                    |                                                                |
  
 +:!: Reminder- check voicemails and return calls as time allows through-out the day! :!:
 ==== Afternoon checklist ==== ==== Afternoon checklist ====
  
-^ Time of Day ^ Task ^ Notes ^ +^ Task                         ^ Notes                     ^ 
-| Afternoon | Check and return voicemails | For mid-day missed calls |+| Check and return voicemails  | For mid-day missed calls  |
  
 ==== Closing checklist ==== ==== Closing checklist ====
  
-^ Time of Day ^ Task ^ Notes ^ +^ Task                                                                                 ^ Notes                       ^ 
-| Closing | Close cash drawer | | +| Close cash drawer                                                                    |                             | 
-| Closing | Check and return voicemails | | +| Check and return voicemails                                                          |                             | 
-| Closing | Wipe down lobby chairs, tables, front desk, elevator, door handles, and workstation | Use Clorox wipes and spray | +| Wipe down lobby chairs, tables, front desk, elevator, door handles, and workstation  | Use Clorox wipes and spray  | 
-| Closing | Close gate | | +| Close gate                                                                           |                             | 
-| Closing | Shut lights off | |+| Shut lights off                                                                      |                             |
  
 ==== Weekly checklist ==== ==== Weekly checklist ====
  
-^ Time of Day ^ Task ^ Notes ^ +^ Task               ^ Notes     ^ 
-| Weekly | No show lists | | +| No show lists      | *Remove?  | 
-| Weekly | Medical clinic work-queue | | +| Work-queue         |           | 
-| Weekly | Establish letters | | +| Establish letters  | *Remove?  | 
-| Weekly | Reschedules | | +| Reschedules        |           | 
-| Weekly | Wait-list | |+| Wait-list          | *Remove?  |
  
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  • Last modified: 2025/09/09 15:54
  • by christopher.helmoski